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2nd week over – drastic treatment & the TEAM 2週目終了-荒療治とザ・チーム

It is called “goma-tamago” . The sweets for souvenir of Tokyo, Japan. It’s one of my favorite souvenir & sweets in Japan, so far. これは「ごまたまご」。東京のお土産のお菓子。そして、いまのところ日本のお菓子のお土産で最も好きなもの。

This week was FANTASTIC WEEK for this internship, like, I must mention in all capital letters. It was the week for interns to research to decide what to do for their SNS promotion and get ready proposal presentation for their client (Me) to give them approval. And through the pitch….in 5 days. Not to mention, they only have about 3 hours everyday. Thus, they have done it all in 15 hours. I knew the schedule is tight. But there is a reason and aim for me that I designed this week’s schedule like that. Here I am explaining the reason and aim. As well as what I found and was thankful this week.
今週はこのインターンシップにとって太文字にわざわざするくらい素晴らしい週でした。今週は、インターンの2人は、顧客(私)からSNSプロモーションの提案にGOをもらうための提案プレゼンを行うために、自分たちで、リサーチ、提案内容決断、プレゼンの準備、そしてプレゼンまでをたった5日間でやってもらいました。ちなみに、彼女たちが作業できる時間は毎日3時間くらいしかありません。15時間。たった15時間で彼女たちは、ここまでやってのけたのです。スケジュールがタイトなのは分かっていました。しかし、そうしたのにも、理由や目的があって、そんなスケジュールにしました。ここで、その意図を説明しておきたいと思います。そして、今週気づいたことや、ありがたかったことも。

INDEX/目次
Drastic Treatment / 荒療治
The Team / ザ・チーム
Thinking aloud / 独り言

Drastic Treatment / 荒療治

The schedule was sat before knowing Linh-san & Ly-san well. That part, I must mention first. I had basic schedule way before I even knew who would be our interns. I only added details in the schedule right after I read their both C.V. . So I was looking for someone but specific someone for this internship.
このスケジュールは、リンさんとリーさんのことを良く知る前から作っていました。そこは最初に説明しておかなくてはなりません。彼女たちの履歴書を見て、元々あったスケジュールに詳細を加えただけです。なので、私が探していたのは、どんな人でもいい「だれか」ではなく、特別な「誰か」でした。

Time and Quality are not always in direct proportion.
時間と質は必ずしも比例しない。

When I was an fine-art student in the school, I was given unrealistic amount of time to finish a piece, when I look back those days. But in professional real life, there are times you need to come up in short time of period. And it is always better at get things done as quickly as possible. Because, you never know what kind of offer and opportunities are waiting for you in 3 months time. (Although, this year, I screwed it up. I misread this year for scheduling wise for my daily job…)
私が美術科の学生だったころ、今思えば、1つの作品を提出するのに、あり得ないほどの時間をもらっていたと感じます。しかし、社会に出ると、短時間で何かを提案しないといけない時もあります。そして、常にできるだけ短い時間でやり終えるに越したことはない。なぜなら、3か月後にどんなオファーやチャンスが待っているかは誰にも分からないのです。(とはいえ、今年は自分の仕事で、今年を読み誤りましたが…)

So, I wanted my interns to experience how much things get done in short time of period. (But I have a feeling Linh-san & Ly-san could done it in a bit shorter time, if our internship were 8 hours per day instead of 4hours) I said 15 hours but, their prep-time was only 12 hours. If you were working 8 hours a day, you are able to create proposal within 2 days. And you even have time to check e-mail and do other things on the job.
なので、うちに来てくれるインターンには、短時間でどれだけのことが出来るかを経験してほしかったのです。(ただ、私の予測では、もし、このインターンシップが1日4時間ではなく、8時間だったら、リンさんとリーさんなら、もっと短い時間で出来ていたと思います)「15時間で」とさっき書きましたが、彼女たちが「準備」に与えられたのは12時間です。もし、一日8時間働く環境なら、2日足らずで1つの提案プレゼンが出来上がってしまいます。しかも、メールをチェックしたり他の事務作業を終わらせる時間まである。

Especially for proposal presentation, it is just knocking on the door of client’s heart. You do not need everything just yet. Because, there is a chance that the door might not open at all. The time you should spend more is after the door opens and building up the relationship with clients. Spending too much time before knocking on the door which you never know if it opens is not efficient. Also, there is a huge chance that the clients might be asking the same thing to our competitors. This is not the time to spending long time.
特に、提案のプレゼンに関しては、これはまだ、お客様の心のドアをノックしている段階。全てが揃う必要はないのです。なぜなら、そのドアが全く開かない可能性だってまだ残っています。もっと時間をかけるべきところは、お客様がドアを開いてくださってから、人間関係を築くこと。開くかどうか分からないドアのために、時間をかけすぎるのは効率が悪いのです。そして、お客様は同じご要望を他のライバル社にも、持ちかけている可能性があることを忘れてはいけません。この段階は、時間を割く段階ではありません。

But at the same time, you cannot pitch halfway done presentation either. So it always helps to have your own method to get preparing presentation in short time. The method our interns used was the one of method I use in my head often. If our interns find the method useful, I would love them to customize the method in their way to use.
しかし、同時に、中途半端なプレゼンをするわけにはいきません。なので、短時間でプレゼンを仕上げられる方法やひな型が役にたちます。今回は、普段から私が頭の中でやるステップを彼女たちには経験してもらいました。もし、彼女たちが使えると思ってくれていたら、どんどん自分流のアレンジを加えて使っていってほしいです。

Taking long time and getting things done well is not professional.
長い時間をかけて何かを終わらせるのはプロじゃない。

This is the phrase, I was taught by a boss who I had first job in the restaurant, when I was 17. What he meant was…
If you were paid any amount of money, it means you are a professional. If you are a professional you have to provide “value to pay you”. Anyone can spend long time and get things done perfectly. Anyone can spend short time and end up with halfway done. Only professional can get things done perfectly in short time effortlessly.
この言葉は、私が17歳の時に初めてアルバイトをしたレストランの上司に言われた言葉です。どいう意味かというと…
どんな金額でも、賃金を支払われればプロということ。もし、自分がプロなら、「賃金を支払う価値」を提供しなくてはいけない。誰でも長い時間を使って完璧に何かをすることは出来る。誰だって短い時間では中途半端に物事を終わらすことはできる。ただ、プロだけは、短い時間で完璧にしかも何でもないことのように物事をやり遂げる。

This might seem nothing to do with creative profession. But it sinks you deeply once you became free-lancer. Your guarantee per a project won’t usually change, even if you get it done in short time or longer time. The number of projects you can take each year is limited.
これは、クリエイティブな仕事には関係なさそうに思うかもしれませんが、フリーランスになったときに、深く響いてきます。1つのプロジェクトに対するギャラは普通、どんなに長くかけようが、短く終わらせようが変化しません。それに一人で1年にできる仕事には限りがあります。

Experience This and get prepared and better for next opportunity.
これを経験して、次の機会に活かせるように備えてほしい。

This is an internship and the client presentation to their instructor. Even if they could not do it the way they wanted, it was OKAY for me. No harm will done here. I wanted them to have an experience a tight schedule once in the environment where even if things went the way we did not expect, they will not loose anything. I am sure each of them have thought on the presentation today. They observed the presentation each other. So they must have learned from each other. I would like them to get the method which works for them and get better from the experience they had this week.
今回は、インターンシップで顧客に見立てた指導員にプレゼンをするものだった。もし、仮に、彼女たちがやろうと思っていたこと全てを出来なかったとしても、私は一向にかまわなかった。どこにも害はないのだから。失敗しても何も失わない環境で一度タイトなスケジュールに挑んでみてほしかった。今回のプレゼンで彼女たちそれぞれ自分のプレゼンに思うところはあるだろう。お互いのプレゼンを見たのだから、お互いに何かを学び取ったと思う。今週経験したことで、今後のために、自分にピッタリの方法を編み出して、今回より上を目指してほしい。

Capacity can enlarge only by experiences.
キャパシティーは経験のみによって広げられる。

Each one of us know what is the limit of us and capacity of ourselves. However, it can enlarge anytime. The way is only you experience harder condition than your normal capacity or limit and to know “you lived through”. Once you enlarge your capacity, the things used be the limit becomes a piece of cake.
人はそれぞれに、キャパシティーや限界があり、それを知っている。しかし、それはいつでも広げることができる。方法は、自分の限界よりもキツイ状況を経験して「大丈夫だった」のを知ることのみ。一度キャパシティーを広げたら、今まで限界だったものが、簡単に思えるようになります。

That was whole of my intention. However… I wonder if it were tough enough for Linh-san and Ly-san. More I get to know them, I started feeling that their potential is way higher than any of us even know….just…yet… hummm….
これが、今週彼女たちが経験したスケジュールの意図全てです。だけど…負荷は十分だったかしら?リンさんとリーさんを知れば知る程、私たち3人全員が知らないポテンシャルがもっと高いところに、彼女たちにはあるような気がして…ふぅむ…。

The Team / ザ・チーム

Spontaneous Action
自発的な行動

It started showing from the end of previous week. It all started when Linh-san told me that there is one thing she wants to do on Social Media Promotion so she wanted to make sure if it is okay with me. And it was a brilliant idea which I probably could not come up with in a million years. However, it takes change of our post schedule. But the most of 2nd week, I was away from the office due to attending a trade show out side of Kagawa. And I didn’t think I could conduct the idea by myself. But Linh-san can! So I asked her if she could be in charge of organizing post scheduling by consulting with Ly-san as well. That would be one more responsibility that Linh-san has to take but she willingly took that part.
全ては、先週の終わりから見え始めました。それは、リンさんが、SNSプロモーションでやってみたいことがあるが、それをやってもいいか、私に相談した時点から始まります。しかもその提案はとても素晴らしく、100万年経っても、私には思いつかなかったことでしょう。しかし、オリジナルの投稿スケジュールを変更する必要がありました。しかも、第二週目のほとんど、私は県外出張です。それに、そのスケジュール変更を私が上手くこなせるような気がしませんでした。でも、リンさんならできます!なので、リーさんとも相談して、投稿スケジュールを作って結果を報告する役を担ってくれるか尋ねました。自分の責任が1つ増えるにも関わらず、快諾してくれたリーさん。

I took off on Sunday with feeling something is changing in very good way among us. Then, I saw what Ly-san submitted for her research. During self-research days, I have given them some worksheets to fill to help them guide through what need to be thought or research in Excel files. Wow! That was my reaction. Actually saying out loud in my hotel room alone. “Wow!” She modified the excel sheet and added and/or categorized information she gathered for her to use it for the presentation. I finally knew what these modifications were for when I saw her presentation. I really adore her sharpness she shows here and there.
私たちの中で何かが変わりつつあると実感しながら出張に出ました。そして、彼女が市場調査をした結果を提出したものを見ました。自主調査の期間は、必要な情報を最低限、彼女たちが集められるようワークシートをエクセルで作ったものを渡してありました。「わぉ!」それが私のリアクションでした。実際に、ホテルの部屋で1人だけなのに「わぉ!」と口に出していました。彼女は自分のプレゼンテーションのために、渡してあったエクセルを少し改良してあったのです。どうしてそのような改良をしたかを私が完璧に理解したのは、彼女のプレゼンテーションを見た時でした。リーさんの時折見せる、こういう鋭さが私は大好きです。

no interns and no instructor, anymore
もうすでに、インターンも指導員もない

From this week, we started one on one briefing at the beginning and at the end of the internship day. Our conversation were getting frequent and deeper towards the SNS promotion all of us want it to succeed. By looking at the research report, I can know better about how their working mind works. I felt very comfortable letting them handle and be in charge of each promotion idea. So, our briefing and conversation became more of discussing how to make our project better. I was no longer an instructor. I am a project manager. And Linh-san and Ly-san are not my interns anymore, their my reliable project team mates.
2週目から、一人ひとり個別の始礼と終礼をするようにしました。SNSプロモーションを成功させたいという1つの目標を共有するもの同士、会話は頻度が増し、内容も深くなっていきました。毎日提出されてくる、調査レポートを見れば、彼女たちがそれぞれ、どのような仕事マインドがどのように働くかが手に取るよに伝わってきます。彼女たちに今回のプロモーションを安心して任せられると感じています。なので、始礼も終礼も、指示ではなく、どうやったらこのプロジェクトをより良くできるかという内容になっていきました。私はもう指導員ではありません。プロジェクト・マネージャーです。そして、リンさんとリーさんはもう私のインターンではなく、私の信頼できるプロジェクト・チームのメンバーです。

During my business trip, I cannot use the applications, high spec PC and high speed internet like I usually do at my office. Also there are things I have to do for the purpose of the business trip. I felt from them during me being away was “Don’t worry, we’ll do it for you” type of atmosphere which I appreciate so much.
出張中の期間、いつもオフィスで使っているソフトやハイスペックなPC、スピードの速いインターネットも使えません。また、出張の目的である業務ももちろんあるわけです。この期間、彼女たちから感じたのは「大丈夫、心配しないで、やっておくから」という雰囲気。ほんとうに、ありがたかったし、頼もしかった。

Also I was so happy to see, how both of them are working together. To be honest, I was not sure how 2 interns on-time relationship was going to be. As I mentioned before, both of them have totally different set of skills. But what they are going to do is pretty much the same. If they choose to, this internship can be completed with working together. I wanted to see them work together but at the same time I did not want to put forcefully working together program without knowing the chemistry of each other. I noticed their skills and ability started shine more since they have started working together.
そして、2人が協力してプロジェクトを進めてくれているのがとても嬉しいのです。実をいうと、2人のインターンを受け入れて、2人のインターンシップ活動中の関係がどうなるのか、予測がつきませんでした。以前も書いた通り、2人のスキルは全く違います。なのに、ほぼ同じ課題を与えられるわけです。やろうと思えば、2人とも個人でこのインターンシップを終わらすことは可能なのです。協力しあう姿を見たいと思ったものの、だからと言って、二人の関係性や相性がどうか分からないのに、協働作業をスケジュールすることはしたくありませんでした。

I haven’t had such a reliable team mates in long time. I am probably the luckiest instructor among the company joined this internship this year.
こんなに信頼できるチームメイトに恵まれたのは久しぶりです。もしかしたら、今回のインターンシップに参加している企業のなかで、私は最もラッキーな指導員かもしれません。

Thinking aloud / 独り言

Why I chose Social Media Promotion
なぜ、SNSプロモーションを選んだか

Using Social Media for business promotion or marketing became huge and one of the business common sense even, last 2 decades or so. I have cling on to the trend for these decades, but I started seeing that mindset of people have been also changed along the history of Social Media.
SNSを事業のプロモーションやマーケティングに使うことが当たり前になって20年ほど経つだろうか。この間、そのトレンドになんとかしがみついてきたのだが、SNSが日常に入り込むと共に、人々のマインドセットも変わってきているの気づき始めた。

Before internet and Social Media were in our everyday life, the people who were in the industry longer had better idea from their experiences.
ソーシャルメディアやインターネットが日常になる前は、その道で長くいる人の方が経験からくる良いアイディアを持っているものだった。

However, in the marketing, promotion and IT world, I have been feeling that it is no longer the case. People do not choose products or service the way people used to. So how to promote products or service should have changed.
こと、マーケティングやプロモーション、ITに関しては、もうそうではないと感じている。人々がどのように商品やサービスを選ぶのかが変わってきたのだから、どうやって、商品やサービスをPRするのかも変わってきたはずだ。

I try to stay flexible, but last couple of weeks proved me that my assumption is correct, my mind is getting harder and harder. My clients still surprise the numbers of ideas I can propose and I appreciate my clients to think of me that way. But in the field of Social Media and IT, younger people have the most advance knowledge. I cannot compete with that.
出来るだけ柔軟でいようと努力はしているものの、この2週間で私の予測が正しかったことが証明された:私の頭は固くなりつつある。お客様は私の出せるアイディアの数に驚いてくださり、そう思ってくださることを心からありがたいと思うのですが、SNSやITのフィールドにおいては、若い人の方が最も最先端の知識を持っています。私には勝ち目はないのです。

I have seen many elderly act like “know it all” with “old information” and giving a hard time to younger people. I would not like to be that person. I want to be taught by younger people the new way and the latest things. In exchange, what I can offer are only the experiences in off-line world and history happened in front of me as case studies and chance.
多くの年長者が「古い情報」をかざして「すべてを知っている」という態度をとり、若者にきつく当たるのも目にしてきました。私はそういう人になりたくありません。若い人に最新の情報や手法を教えてもらいたい。その代わりに私が提供できるのは、インターネットにつながっていない世界での経験と、ケーススタディーとして私の目の前で起こってきた歴史と機会。

Next week /次週

They are starting to creating actual posts on our Instagram. It will start to appear from December 17th, 2020. So please follow not to miss it!
実際に、彼女たちがKoLeのインスタグラムの投稿を作り始めます。アカウントにお目見えするのは、2020年12月17日から。なので、私たちのアカウントのフォローをお忘れなく!

KoLe Instagram: @kole_shikoku_japan


2nd week over

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